Colaboración en Documentos cuando se trabaja desde casa

En estos tiempos desafiantes y sin precedentes, el teletrabajo es un requisito necesario. Ha habido muchas historias positivas sobre cómo los trabajadores en remoto están abordando desafíos en la colaboración. El uso de Teams, Zoom, WhatsApp, FaceTime, y Facebook para organizar reuniones de equipo a través de vídeo chat es solo un gran ejemplo de cómo un equipo puede continuar colaborando en proyectos.

El uso de la tecnología para reunir un equipo y continuar trabajando de forma efectiva y eficiente a través de una buena comunicación es crucial. Pero ¿cómo se gestiona la colaboración en documentos de forma remota?

Dentro de un entorno de oficina tradicional, un documento almacenado dentro de una estructura de carpetas de red al que pueden acceder equipos de personas es un estándar con el que estamos familiarizados. Entonces, ¿cuáles son los desafíos de colaborar en documentos de forma remota y cómo nos estamos adaptando para garantizar que el equipo esté trabajando en la última versión o revisión?

Si eres un arquitecto o diseñador que trabaja en un archivo de dibujo CAD desde casa, ¿le suena este ejemplo?

• Conectarse al servidor de la oficina a través de una VPN en su ordenador portátil o de casa.
• ¿Se esfuerza por trabajar en los archivos de diseño mientras el archivo está en el servidor y se frustra con el retraso que depende del ancho de banda de conexión?
• La conexión VPN se desconecta inesperadamente y pierde parte de su nuevo trabajo, sino todo.
• Decide descargar el archivo localmente y luego vuelve a cargar el dibujo actualizado una vez completado el trabajo. Pero, ¿debe comunicar esta decisión al equipo por correo electrónico, videollamada o mensaje para asegurarse de que su copia del dibujo siga siendo la última revisión o versión?

Se pueden ver de forma clara los problemas y desafíos de este escenario, y que se han estado “improvisando” nuevos procesos a través de la implementación de hojas de cálculo u otros métodos de colaboración para permitir un proceso de control y gestión de documentos. Pero, ¿cuánto trabajo adicional está creando esto y cómo de efectivo es un proceso manual para trabajar de forma remota y colaborar de manera efectiva?

Sería un proceso en el que el dibujo o documento podría ser “extraído” del servidor al ordenador local. ¿Qué muestra de forma automática al equipo que se está trabajando en él, antes de volver a cargar el dibujo o documento?

Trabajar desde casa durante una pandemia nos brinda muchos desafíos a todos. Pero encontrar una solución a un problema, como la gestión de documentos y dibujos cuando se trabaja de forma remota, es un desafío más nuevo. Se necesita un proceso viable tanto para trabajadores en remoto como para cuando se regrese al entorno de trabajo de oficina.

¿Podría Graitec Opentree ser la respuesta a este desafío de gestión de documentos y dibujos?

Con Opentree se puede:

1. Revisar los archivos desde el servidor al ordenador local. De esta forma el usuario se asegura que puede trabajar más rápido sin retraso de conexión o conexiones perdidas a través de la VPN.
2. Asegurarse de que el equipo tiene visibilidad completa de quién se ha retirado y quién está trabajando en un documento o dibujo.
3. Automatizar y comunicar códigos de estado, estados de revisión y versión.

Autor: Gary Trudgett, Opentree Marketing Manager